クラウドストレージで共有
最近、お客様から頂く資料はクラウドで共有しているフォルダにいれていただくことになりました。
今までチャットで資料を共有していたようで。
チャットで資料をいただくと、弊社の作業として、「ダウンロードする→各フォルダに格納する→適したファイル名にする」というように前さばきをしなくてはいけませんでした。
その時間を多少効率化する目的で、お客様の方で適したファイル名に直し、指定の共有フォルダに入れていただくという方向になりました。
フォルダ名
お客様と共有するフォルダ名は以下のようにしてます。
前提として、クレジットカード、口座連携はされています。
自社発行
自社で発行した請求書を入れます。
売上の発生を正確に把握するために必要な資料です。
業種によっては、支払明細書（仕入明細書）も格納してます。
他社発行
他社から受け取った請求書を入れます。
主要な費用の発生を把握するために必要な資料です。
クレジットカード明細一覧
基本的にクレジット連携しているため、使うことが少ない資料ですが、期末の未払金額の確認のため必要な資料です。
またクレジットカードの明細一覧の各行に「インボイスを満たしていない」支払があったら、お客様にチェックしていただいてます。（ほとんどの領収書でインボイスは満たしているため、あまりチェックはないですが）
それとクレジット連携は定期的にログインをしないと連携が切れることから、早期に連携切れを認識する目的もあります。
領収書
クレジット・現金の領収書を入れます。
すべてのものを入れていただくわけではなく、こちらから請求したもの、金額の大きいものを入れます。
現金支払をしているお客様はExcelで作成した現金出納帳を入れます。
Excelを使わないお客様は、ほとんどすべての領収書をいれていただくため、現金とクレジットのフォルダを分け、さらに勘定科目でもフォルダを分けています。
業務上契約書
金銭消費貸借契約書、賃貸借契約書、売買契約書（土地・建物・車両など）、保険契約書（保険証券）、雇用契約書、業務委託契約書 をいれていいただくフォルダです。
借入金やローンで買った車両は、返済予定表も一緒にいれていただきます。
給料・年末調整
給料明細、給料一覧表、年末調整の控除申告書・控除証明書、社会保険の標準報酬月額の通知 をいれていいただくフォルダです。
税理士事務所側で給料明細を作成する場合には、出勤簿などを入れます。
その他
その他会社によって以下のフォルダを作成します。
●工事台帳
建設・設計のお仕事をやっている方に提出していただくフォルダです。
適正な粗利を出すため、特に期末時に必要な資料となります。
また経営者の粗利の考えを読み取ることもできます。
●補助金、保険金、返金などの通知
売上以外に入金があったときに、なんの入金なのか把握するために必要な資料となります。
取引内容から最適な勘定科目と、消費税の区分（課税、不課税、非課税）を判断します。
ファイル名
お客様には、各フォルダに保存するときファイル名も指定しています。
基本的にすべてのファイル名の先頭にに取得日・開始日・契約日として「yyyy.mm.dd」を先頭につけていただいています。
そこからは各々で変わりますが、
自社発行・他社発行の請求書には、相手先名
クレジット・現金の領収書には、金額
売買契約書には、資産名
賃貸契約書には、建物名・土地名
借入金契約書には、借入先名・借入金額
保険証券は、保険会社・商品名
給料は日にちはいらないので「yyyy.mm」
年末調整の控除申告書は「yyyy.名前」
としています。
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