社内データの保管の見直し

社内のデータの保管を見直すらしいです。

社内データの保管を見直し

今勤めているところの税理士事務所の所長さんは、自分がいままであってきた税理士のなかではＩＴスキルはある方だと思います。
（といってる自分も別にＩＴに詳しくない（興味はあります！）ので、偉そうにいってます。）

なので、社内のデータをクラウド上で保管していないのは意外でした。

なんとなく様子を見てみると、ちょうどいろいろ手が空いてきてるらしくデータの保管の部分はもとより、総務の部分を全体的に見直している時期らしいです。

とりあえず近々クラウドにデータを移管することは確定したようです。

ちなみに使うクラウドはドロップボックスのファミリープランらしい。

詳しいことはわからないのですが、所長から受けた説明によると、ファミリープランには、所長個人が所有するファミリールームという領域があるようで、
そこに社内のすべてのフォルダを保存するということ。

所長個人の領域と分けることによって、従業員の給料などの機密情報は所長しかアクセスできなくなります。

さらに、お客様がアップロードする共有フォルダも、別領域につくります。
なぜそうするかというと、お客様は必要資料がなにかよくわかっていない場合が多く、不要な資料をアップロードしフォルダ内が煩雑になることが予想されます。

社内のファミリールーム領域と切り離し、そのフォルダから必要なものだけを移す方が、社内フォルダが整理されるだろうという考えです。

クラウドの良い点は、やはりインターネット環境があればどこからでも社内フォルダにアクセスできる点でしょう。

リモートや社内での打ち合わせも多いですが、なんだかんだ会社の現場感を知りたいということで、先方に訪問し打ち合わせも行います。
社内に忘れてしまった資料をクラウドにアクセスすればいつでも必要資料を差し出せますし、あれどうだったけなーみたいなこともその場で確認できます。

また、チャットでのファイルのやりとりよりも、まとまった状態でファイルの受け渡しもできます。

一方、クラウドの問題点は
・お客様がちゃんと使えるか
・ファイルがアップされたかどうかわかりにくい

とくにファイルがアップされたかどうか、気づかないことがあるので気を付けなければいけません。
アップしたらお互いこまめにその旨を連絡することが必須ですね。