電子帳簿保存法の具体的な対応について書いていきます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係（法人税法や所得税法など）の帳簿や書類を電子データで保存するときの取扱いなどを定めた法律です。
今までは帳簿や書類は原則紙に印刷して保存しなければなりませんでしたが、一定の要件のもと電子保存できるようになりました。
保存対象の書類は２種類
そもそも何が電子保存の対象なのか？説明します。
会社や個人事業が保存する書類は、以下の二種類です。
①決算書・帳簿 ②取引書類
①の帳簿とは、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳などです。
①の決算書とは、損益計算書、貸借対照表などです。確定申告時に提出する書類です。
②の取引書類とは、領収書、請求書、契約書、納品書などです。
実際に仕訳を作るときの元になる書類のことです。
決算書・帳簿は自社に会計ソフトを備えているかどうか
①の決算書・帳簿の電子保存について簡単に説明します。
決算書・帳簿は基本的に会計ソフトに仕訳を起こすことにより自動で作成されていきます。
なので作成には会計ソフトが不可欠です。
ですが会計を税理士に依頼している方はソフトを持っていない場合もあるので、その有無で対応が変わります。
①自社に会計ソフトがある場合…そのままでＯＫ
②自社に会計ソフトがない場合…スマフォを持っておりＰＤＦやCSVで帳簿・決算書を受け取っていればＯＫ。ただし会計期間終了後に一括で処理してはいけない。
また、自社で会計の入力をしているときは、事務処理規定を作成して備え付けておきましょう。
国税庁サイトにある規定のサンプル↓
0022006-083_11.docx (live.com)
取引書類は送る側・受け取る側で考える
②の取引関係書類の保存は送る側・受け取る側で考えます。
【送る側】
①Excel等で一貫して作成した請求書を電子（メール等）や紙で送る場合…Excelで作成した請求書をPDF化し、ファイル名を日付にして、取引先別のフォルダに格納する。
※事務処理規定を設ける
国税庁のサンプル→0021006-031_d.docx (live.com)
②それ以外（手書きの請求書を手渡しする・手書きの請求書をメールで送る・Excelで作成した請求書に手書きで書き加えた後送る。など）…紙で保存する。
【受け取る側】
①PDFやメールで受け取った場合…ダウンロードまたはスクショをし、ファイル名を日付にして、取引先別（支払先別）のフォルダに格納する。
※事務処理規定を設ける
国税庁のサンプル→0021006-031_d.docx (live.com)
②紙で受け取った場合…紙で保存する。
紙保存の場合もクラウドストレージに保存しよう
前述のとおり電子帳簿の要件を満たさなかった場合は、紙で保存するしかないです。
ですが、その取引書類も大事な証憑として会計処理に使うものです。
税理士に会計処理を依頼している場合、資料のスムーズな提供が必要です。
紙の書類もスキャンしてクラウド上に保存し、いつでも共有できるようにしておきましょう。
また今回「スキャナ保存」に関しては説明しませんでした。
スキャナ保存の要件は結構厳しいですが、弥生会計などの大手の会計ソフトを利用している方は、証憑アップロード機能などを使うと要件を満たせるらしいです。
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