弥生会計のスマート証憑管理
今年から弥生会計で「スマート証憑管理」という機能のリリースがあったようです。
弥生のスマート証憑管理は、新しい電子帳簿保存法に完全対応した機能です。
うちの事務所の会計ソフトは弥生会計を主に利用しますので、所長も顧問先への導入の検討をしているようです。
しかし今回いろいろ調べた結果使い勝手はだいぶ悪いなという印象です。
正直導入のメリットないですね。
今回、弥生のスマート証憑管理を調べてわかったことをいろいろ書きます。
スマート証憑管理は紙をすべて電子化して保存したい人だけはおすすめ
結論、弥生のスマート証憑管理を使うべき人は、紙の書類をすべて廃棄して電子だけで保存したい人にとってはおすすめです。
つまり任意規定である、スキャナ保存の要件をどうしても満たしたい人だけです。
それ以外はほとんどメリットありませんかね。
他に良い点としては、ＯＣＲによる文字の自動読み取りの制度は従来のものよりだいぶよくなったくらいです。
デメリットはたくさんありますので下に書いておきます。
・スマフォアプリがないので、紙の資料をスキャンし、一度ＰＣに保存してからデータをアップロードする。
・読み込みが遅い。
・読み込みが遅いのに一度にアップロードできるのは１０件だけ。
・自計化していないお客様だと、会計事務所側でライセンスを取得（有料）しないと使えない。
・一対一の仕訳しか作成できない。複合仕訳は作成できない。
・仕訳したものは、一度未確定の取引として保存されるので、もう一度確定をしてからでないと、会計に仕訳が反映されない。
電子取引の紙保存は原則できなくなったことから、電子取引の保存としてよいのではないか？と思われるかたもいますが、いまの電子取引の保存の要件はだいぶ緩和されているので普通に自社のサーバーに整理して保存していればよいと思います。
ドロップボックスやグーグルドライブなどのクラウドサーバーを利用しましょう
スキャナ保存の要件をみたせますが、事務処理に時間を費やす時間が結局増えるのでスマート証憑管理は使わない方がよいだろうと思います。
なので、普通にサーバーに保存しましょう。
特にＰＣの内部ストレージ保存ではなく、クラウドストレージに保存しましょう。
クラウドストレージの良さは、会計事務所側と常にファイルを共有できること。
しかしクラウドにもデメリットはあります。
・メールよりファイルがお客様から届いたかどうかわかりにくい。
・格納場所をしっかり決めなければいけないが、お客様によっては資料がなんなのかわからない場合があり、どこに格納したらよいかわからない。
・ビューがみれないので、ファイル名をわかりやすくしたり、フォルダを作ったりして格納してく必要がある。
・Ｅｘｃｅｌを共同で作業したときに、コピーのファイルができてしまい最新のファイルがどちらかわからなくなる。
これらのデメリットも考慮して導入していないお客様にすすめてみましょう。
普通のパソコン操作に慣れている方は弥生の機能を使うより全然使いやすいと思います。
また一度処理した取引の証憑は、決算の時にもう一度確認したりするので、表示できるスピードで検討してもよいと思います。
そういった点を考えると、弥生のスマート証憑管理は、検索機能もあるので、初回の保存のスピードは遅いですが、あとから検索・表示できるスピードは速いかもしれません。
しかしスマート証憑管理は資料を共有できないので（課金すれば共有できるけど）、クラウドストレージ導入は必須かと思います。
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